Dordrecht
Vacature nr. 8151

Projectsecretaris programma’s bouwen en wonen

Vakgebied
Ruimtelijke ontwikkeling/stedenbouw
Soort dienstverband
Vast dienstverband
Opleidings­niveau
HBO
Standplaats
Dordrecht
Organisatie
Gemeente Dordrecht
Functietype
Uitvoerend/Ondersteunend
Uren per week
24 uur
Maandsalaris
€3.052,- tot €4.297,-

Je komt te werken bij iPM (intergemeentelijk projectmanagementbureau) in het cluster Management en Ondersteuning van de gemeente Dordrecht. Bij iPM werken circa 130 professionals (projectmanagers en -secretarissen). Met elkaar verzorgen wij het projectmanagement en de ondersteuning van complexe, multidisciplinaire en integrale projecten. Je komt te werken in een enthousiast team van 20 projectsecretarissen. Jullie werken weliswaar zelfstandig aan projecten, maar zoek je elkaar ook regelmatig op voor kennisdeling, ondersteuning en het verder professionaliseren van het vak.

Als projectsecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio. Je biedt organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning aan de projectmanager en het project. Je hebt signalerende en uitvoerende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:

  • Je vervult een belangrijke rol in de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;
  • Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
  • Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
  • Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
  • Het voorbereiden en organiseren van informatiemomenten (bewoners, bedrijven, e.d.), communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden;
  • Sparringpartner voor de projectmanager;
  • Je werkt samen met de projectsecretariaat collega's binnen Smart Delta Drechtsteden. Je vervangt elkaar indien nodig en jullie verdelen de gezamenlijke taken.

Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in.

Verder:

  • Hbo werk- en denk niveau;
  • Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een brede ondersteunende functie;
  • Je hebt ruime ervaring met verslaglegging;
  • Je hebt affiniteit met projectmatig werken;
  • Je schrijft gemakkelijk en kunt programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen.

Een baan voor 24 uur per week waar jij je persoonlijk kan ontwikkelen en samen met je collega's wordt uitgedaagd om impact te maken in de regio. Gezamenlijk werken we aan de ambities van onze gemeente. Kortom: een veelzijdige functie, met een maatschappelijk belang. In ruil voor jouw inzet krijg je:  

  

  • Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.297,00 op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8 Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;   
  • Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;   
  • Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris. Dit komt boven op je maandsalaris. Je kunt ervoor kiezen om dit uit te laten betalen of in te zetten voor bijvoorbeeld het kopen van extra verlofdagen, de contributie van je sportvereniging (tot €200,-), de aanschaf van elektrische vervoersmiddelen of de verduurzaming van je huis;  
  • Flexibel en hybride werken, dit houdt in dat je veel vrijheid hebt om je uren en werklocatie zelf te bepalen;  
  • Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen.  

 
Meer weten? Bekijk hier al onze aanvullende arbeidsvoorwaarden.   

Fijn dat je de tijd hebt genomen om deze vacaturetekst helemaal te lezen. Dat betekent misschien wel dat je wilt solliciteren. Wil je meer weten over de functie of heb je vragen? Schroom niet om contact op te nemen met Ingrid de Jong, Teamleider Projectsecretariaat via 06-1851 5500.

Let op: Voor aanvang van je werkzaamheden vragen wij om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Waar kom je te werken?

Je komt te werken bij iPM (intergemeentelijk projectmanagementbureau) in het cluster Management en Ondersteuning van de gemeente Dordrecht. Bij iPM werken circa 130 professionals (projectmanagers en -secretarissen). Met elkaar verzorgen wij het projectmanagement en de ondersteuning van complexe, multidisciplinaire en integrale projecten. Je komt te werken in een enthousiast team van 20 projectsecretarissen. Jullie werken weliswaar zelfstandig aan projecten, maar zoek je elkaar ook regelmatig op voor kennisdeling, ondersteuning en het verder professionaliseren van het vak.

Wat ga je doen?

Als projectsecretaris lever je een bijdrage aan de realisatie van de ambities van Dordrecht en de regio. Je biedt organisatorische, administratieve en secretariële ondersteuning aan de projectmanager en het project. Je hebt signalerende en uitvoerende taken op verschillende beheeraspecten in het project en bewaakt de voortgang. De belangrijkste taken die je hebt, zijn:

  • Je vervult een belangrijke rol in de projectfinanciën, o.a. aanmaken en registreren van de (financiële) verplichtingen, factuurafhandeling, rechtmatige opdrachtverstrekking, standaard budgetoverzichten produceren en kunnen vertalen naar acties, ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van de projectbegroting, aanbestedingsdossiers beheren, toezien op naleving van bestaande administratieve organisatie en procedures;
  • Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
  • Agendabeheer van de projectmanager waar je voor werkt;
  • Uitzetten en opvolgen van acties en werkzaamheden die uit de projectplanning voortvloeien;
  • Verantwoordelijk voor het beheer van het projectdossier;
  • Signaleren van risico's en tijdig betrekken van de juiste mensen bij beslissingen;
  • Het voorbereiden en organiseren van informatiemomenten (bewoners, bedrijven, e.d.), communicatie met betrokken partijen (mede) initiëren, relatienetwerk opbouwen en onderhouden;
  • Sparringpartner voor de projectmanager;
  • Je werkt samen met de projectsecretariaat collega's binnen Smart Delta Drechtsteden. Je vervangt elkaar indien nodig en jullie verdelen de gezamenlijke taken.

Wat neem je mee?

Werken in projecten is helemaal jouw ding. Je bent omgevings- en resultaatgericht. Wij zoeken een echte verbinder die communicatief sterk is. Je hebt een sterk organisatorisch vermogen, dat wil zeggen dat jij zorgt dat alle stukken tijdig en volledig gereed zijn. Je bent proactief en denkt mee om het project op tijd te laten slagen. Zelfstandig werken gaat je gemakkelijk af en je signaleert wat er speelt en leeft binnen en buiten de organisatie, en speelt hierop in.

Verder:

  • Hbo werk- en denk niveau;
  • Je hebt minimaal drie jaar ervaring in een brede ondersteunende functie;
  • Je hebt ruime ervaring met verslaglegging;
  • Je hebt affiniteit met projectmatig werken;
  • Je schrijft gemakkelijk en kunt programmamanagers en projectmanagers hierbij ondersteunen.

Wat bieden we jou?

Een baan voor 24 uur per week waar jij je persoonlijk kan ontwikkelen en samen met je collega's wordt uitgedaagd om impact te maken in de regio. Gezamenlijk werken we aan de ambities van onze gemeente. Kortom: een veelzijdige functie, met een maatschappelijk belang. In ruil voor jouw inzet krijg je:  

  

  • Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.297,00 op basis van een 36-urige werkweek (schaal 8 Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;   
  • Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een vast dienstverband;   
  • Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van je brutosalaris. Dit komt boven op je maandsalaris. Je kunt ervoor kiezen om dit uit te laten betalen of in te zetten voor bijvoorbeeld het kopen van extra verlofdagen, de contributie van je sportvereniging (tot €200,-), de aanschaf van elektrische vervoersmiddelen of de verduurzaming van je huis;  
  • Flexibel en hybride werken, dit houdt in dat je veel vrijheid hebt om je uren en werklocatie zelf te bepalen;  
  • Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen.  

 
Meer weten? Bekijk hier al onze aanvullende arbeidsvoorwaarden.   

Solliciteren of meer weten?

Fijn dat je de tijd hebt genomen om deze vacaturetekst helemaal te lezen. Dat betekent misschien wel dat je wilt solliciteren. Wil je meer weten over de functie of heb je vragen? Schroom niet om contact op te nemen met Ingrid de Jong, Teamleider Projectsecretariaat via 06-1851 5500.

Let op: Voor aanvang van je werkzaamheden vragen wij om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Sollicitatieprocedure

Ontvangst­bevestiging

Eerste reactie

Kennismakings­gesprek

2e gesprek

Arbeids­overeenkomst